KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

2. İki Ayrı Sıfat: Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen

ArtFlow CRM iki farklı veri kümesiyle çalışır ve her birinde sıfatı farklıdır. Hesap sahibi olarak size ait veriler (ad, e-posta, telefon, fatura ve ödeme bilgileri, oturum kayıtları) bakımından veri sorumlusu biziz; bu metin öncelikle o verilere ilişkindir. Platforma kurumunuzun girdiği öğrenci, veli ve eğitmen kayıtları bakımından ise veri sorumlusu kurumunuzdur; biz yalnızca kurumun talimatıyla hareket eden veri işleyeniz. Bu ayrımın ayrıntısı ve kurumun yükümlülükleri Veri İşleme Şartları sayfasında açıklanmıştır.

3. İşlenen Kişisel Veriler

• •Kimlik bilgileri: ad, soyad, T.C. kimlik numarası (yalnız fatura düzenlenmesi için)
• •İletişim bilgileri: e-posta adresi, telefon numarası, adres
• •Müşteri işlem bilgileri: abonelik kayıtları, ödeme geçmişi, fatura bilgileri
• •İşlem güvenliği bilgileri: IP adresi, giriş kayıtları, oturum bilgileri, onay kayıtları, uygulama hata kayıtları
• •Kurumsal bilgiler: unvan, vergi dairesi, vergi numarası
• •Mobil uygulama kullanılıyorsa: bildirim gönderimi için cihaz jetonu
• •Platforma girdiğiniz veriler: öğrenci, veli ve eğitmen kayıtları — bunlarda veri sorumlusu kurumunuzdur

4. Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Kurumunuz Platform'a öğrencilere ait sağlık notu (alerji, sakatlık, ilaç bilgisi gibi) girebilir. Bu veriler KVKK m.6 anlamında özel nitelikli kişisel veridir ve yalnız ilgili kişinin ya da velisinin açık rızasıyla işlenebilir. Açık rızayı almak ve belgelemek kurumun yükümlülüğüdür. Platform bu verileri yalnız kurumun kendi kullanıcılarına gösterir; şifreli aktarım, satır seviyesi erişim kısıtı ve rol bazlı yetkilendirme ile korur, hiçbir şekilde analiz etmez ve üçüncü taraflarla paylaşmaz.

5. Çocuklara Ait Veriler

Öğrenci kayıtlarının önemli bir bölümü on sekiz yaşından küçük kişilere aittir. Platform bu verileri doğrudan çocuklardan toplamaz; kurum, veli bilgisi ve rızasıyla sisteme girer. Rızanın alınmasından, kapsamından ve saklanmasından kurum sorumludur. Sınıf albümündeki fotoğrafların paylaşılması ayrı bir açık rızaya bağlıdır; veli bu izni veli portalından kendisi verir ve dilediği zaman geri çeker. Devamsızlık bilgisi hiçbir koşulda velilere gösterilmez.

6. İşleme Amaçları

• •Hizmetin sunulması, sürdürülmesi ve teknik destek sağlanması
• •Üyelik ve abonelik süreçlerinin yürütülmesi
• •Fatura düzenlenmesi ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• •Ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve doğrulanması
• •Hizmete ilişkin bilgilendirme ve duyuruların iletilmesi
• •Bilgi güvenliğinin sağlanması ve kötüye kullanımın önlenmesi
• •Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumlara bilgi verilmesi

Veriler reklam amacıyla kullanılmaz, satılmaz ve profilleme yapılmaz.

7. Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz; sözleşmenin kurulması ve ifası için gerekli olması (KVKK m.5/2-c), veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (m.5/2-ç), bir hakkın tesisi ve korunması için veri işlemenin zorunlu olması (m.5/2-e) ve veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (m.5/2-f) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir. Pazarlama amaçlı iletişimler ve özel nitelikli veriler yalnızca açık rıza (m.5/1, m.6/2) ile işlenir.

8. Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, hizmetin sunulabilmesi için gerekli olduğu ölçüde ve amaçla sınırlı olarak aşağıdaki taraflara aktarılır:

• •Supabase — veritabanı, kimlik doğrulama ve dosya depolama
• •Talx Media sunucusu (Hostinger altyapısı) — uygulamanın barındırılması
• •Paynkolay — abonelik ödemelerinin tahsilatı (kart bilgileri doğrudan sağlayıcıya gider, Platform'da saklanmaz)
• •Resend — e-posta gönderimi
• •Firebase Cloud Messaging — mobil uygulama bildirimleri
• •Meta (Facebook) — yalnız Lead Ads entegrasyonu açıksa
• •SMS ve WhatsApp sağlayıcıları — yalnız kurum kendi sağlayıcı bilgilerini girdiyse
• •Cloudflare — içerik dağıtımı, güvenlik ve bot koruması; IP adresi ve tarayıcı bilgisi işlenir
• •Google Analytics — yalnız tanıtım sayfalarında; analitik çerezleri yalnız onayınızla yazılır, onaysızken çerezsiz ve kimliksiz sinyal iletilir; panel, veli portalı ve mobil uygulamada çalışmaz
• •Yapay zekâ sağlayıcısı — yalnız uygulama içi yardım asistanına yazdığınız sorular; öğrenci, veli ve ödeme kayıtları gönderilmez
• •Yetkili kamu kurum ve kuruluşları — yasal zorunluluk hâlinde

Verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz veya kiralanmaz.

9. Yurt Dışına Aktarım

Supabase, Firebase, Resend, Cloudflare, yapay zekâ sağlayıcısı ve barındırma sunucusu (Hostinger) altyapıları yurt dışında konumlanmıştır; bu nedenle veriler KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarılmış sayılır. Aktarım, hizmetin sağlanabilmesi için gerekli olduğu ölçüde ve sağlayıcılarla akdedilen veri işleme sözleşmeleri çerçevesinde yapılır. Sağlayıcılar veriyi yalnız bizim talimatımızla işler, kendi amaçları için kullanamaz.

10. Toplama Yöntemi

Kişisel verileriniz; web sitemiz üzerindeki üyelik ve fatura formları, sisteme giriş işlemleri, destek talepleri, mobil uygulama ve elektronik iletişim kanalları aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik yollarla toplanmaktadır.

11. Saklama Süreleri

Veriler, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca saklanır:

• •Hesap ve kurum kayıtları: hesap açık olduğu sürece; silme talebinden sonra en geç 30 gün
• •Fatura ve ödeme kayıtları: 5 yıl (213 sayılı Vergi Usul Kanunu)
• •Ticari defter ve belgeler: 10 yıl (6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu)
• •Onay kayıtları: ispat yükümlülüğü sürdüğü müddetçe, en fazla 10 yıl
• •Bildirim geçmişi: 90 gün
• •Sistem yedekleri: 30 gün

Süreler dolduğunda veriler ayrıca talep gerekmeden silinir. Silme işleminin ayrıntıları Veri Silme sayfasındadır.

12. KVKK m.11 Kapsamındaki Haklarınız

Veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• •Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• •İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• •İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• •Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• •Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• •KVKK m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• •Düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• •Münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• •Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Öğrenci, veli veya eğitmen olarak bir kurumun kayıtlarındaki verilere ilişkin talepleriniz için öncelikle ilgili kuruma başvurmanız gerekir; veri sorumlusu odur. Kurum aracılığıyla ya da doğrudan bize ulaşmanız hâlinde, talebi gecikmeksizin yerine getirir ve ilgili veriyi sileriz.

13. Başvuru Yöntemi