Veri İşleme Şartları

1. Amaç ve Kapsam

ArtFlow CRM, kurumların kendi öğrenci, veli ve eğitmen kayıtlarını tuttuğu bir yazılımdır. Bu kayıtlardaki kişisel verileri Platform toplamaz; kurum girer. Bu metin, bu verilerden kimin sorumlu olduğunu, kurumun neyi taahhüt ettiğini ve ArtFlow CRM'in hangi yükümlülükleri üstlendiğini açıklar. Bu metin, hesap oluşturma aşamasında ayrı bir onay kutusuyla açıkça kabul edilir; kabul beyanı, tarih ve saat ile IP adresi bilgisiyle birlikte kayıt altına alınır ve talep hâlinde ibraz edilir.

2. Rollerin Dağılımı

6698 sayılı KVKK ve GDPR terimleriyle:

• Veri sorumlusu: Kurum. Öğrenci, veli ve eğitmen verilerinin hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işleneceğine kurum karar verir; veriyi kurum toplar ve sisteme kurum girer.
• Veri işleyen: ArtFlow CRM (Talx Media). Bu verileri yalnız kurumun talimatı doğrultusunda saklar, görüntüler ve iletir. Kendi amaçları için kullanmaz, analiz etmez, üçüncü taraflara satmaz.
• Hesap sahibinin kendi verileri (ad, e-posta, telefon, fatura ve ödeme bilgileri) bakımından veri sorumlusu ArtFlow CRM'dir; bu veriler KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası kapsamındadır.

3. Kurumun Beyan ve Taahhütleri

Platform'a veri giren kurum, aşağıdakileri beyan ve taahhüt eder:

• Sisteme girdiği her kişisel veri için, ilgili kişiden veya kişi on sekiz yaşından küçükse velisinden gerekli aydınlatmayı yapmış ve gereken hâllerde açık rızayı almış olduğunu.
• Sağlık notu gibi özel nitelikli kişisel veriler için ayrıca açık rıza aldığını (KVKK m.6).
• Fotoğraf yüklüyorsa, görüntünün işlenmesi ve sınıf albümünde paylaşılması için ayrı bir izin aldığını.
• Aldığı rızaları belgelediğini ve talep hâlinde ibraz edebileceğini.
• Kişi rızasını geri çektiğinde ilgili kaydı gecikmeksizin sildiğini veya silinmesini talep ettiğini.
• Sisteme yalnız kendi faaliyeti için gerekli verileri girdiğini; gereksiz, ilgisiz veya hukuka aykırı veri işlemediğini.
• Kullanıcı hesaplarını ve şifrelerini yetkisiz erişime karşı koruduğunu; personel değişikliğinde erişimi kaldırdığını.

Bu yükümlülüklerin ihlalinden doğan hukuki ve idari sonuçlar kuruma aittir. ArtFlow CRM, kurumun rıza almadan girdiği verilerden sorumlu tutulamaz.

4. ArtFlow CRM'in Taahhütleri

Veri işleyen sıfatıyla şunları taahhüt ederiz:

• Verileri yalnız kurumun talimatı ve hizmetin gereği doğrultusunda işlemek.
• Uygun teknik ve idari tedbirleri almak: aktarımda SSL/TLS şifrelemesi, veritabanında satır seviyesi güvenlik (RLS), rol bazlı yetkilendirme, şifreli saklanan sağlayıcı anahtarları.
• Silme taleplerini gecikmeksizin yerine getirmek. İlgili kişi ya da kurum başvurduğunda, ilgili kişisel veriyi yasal saklama yükümlülüğü bulunmayan her durumda derhâl sileriz; talep en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.
• Veri ihlali durumunda kurumu gecikmeksizin bilgilendirmek, böylece kurum KVKK m.12 kapsamındaki bildirim yükümlülüğünü yerine getirebilsin.
• Alt işleyicileri Gizlilik Politikası'nda açıkça listelemek ve değişiklikleri duyurmak.
• Kurum hesabını kapattığında verileri Veri Silme sayfasında belirtilen süreler içinde kalıcı olarak silmek.

5. İlgili Kişi Talepleri

Bir öğrenci, veli veya eğitmen kendi verisine ilişkin bilgi, düzeltme veya silme talebinde bulunursa, muhatap öncelikle veri sorumlusu olan kurumdur. Talep doğrudan bize ulaşırsa, ilgili kuruma yönlendirir ve kurumu bilgilendiririz; talebin yerine getirilmesi için gereken teknik desteği sağlarız. Hukuka aykırı bir işleme söz konusuysa ya da kurum makul sürede yanıt vermiyorsa, ArtFlow CRM olarak ilgili veriyi kendi inisiyatifimizle silme hakkını saklı tutarız.

6. Sorumluluğun Sınırı

ArtFlow CRM, kurumun sisteme girdiği verilerin doğruluğundan, güncelliğinden, hukuka uygunluğundan ve bunlar için gerekli rızaların alınmış olmasından sorumlu değildir. Platform'un teknik olarak kesintisiz çalışması için makul çaba gösterilir; ancak kurumun kendi kullanıcı hatalarından, yetkisiz paylaşımlarından veya üçüncü taraf entegrasyonlarını yanlış yapılandırmasından doğan zararlardan sorumluluk kabul edilmez.

7. İletişim